城建档案的分类

日期:06-02  点击:167  属于:行业标准

城建档案的分类

 

城建档案的分类,就是把一个单位或一个项目的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的不同,分成若干层次和类别,使之构成一套有机的体系


 

城建档案分类的意义

 

档案的分类,对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理,都有重要意义。首先,档案不进行分类,显然仍是一堆杂乱无章的材料。只有对档案进行科学合理的分类,才能揭示出它们之间的内在联系,才能使这些档案材料成为一个有机整体,便于系统地提供利用。其次,档案不分类,立卷、排列、编目等工作就难以进行。只有经过一定的分类,其后的一系列环节才易于着手进行和逐步深入。 

 

城建档案分类的原则 

 

1)符合城建档案形成单位及其专业活动的性质和特点。 

2)根据文件材料的内容,选择和运用适当的分类方法。 

3)遵循文件材料的形成规律,保持文件材料的有机联系。 

 

城建档案分类的要求

 

1.档案类目和档案材料的划分应该具有客观 性 

城建档案是城市建设各类活动的产物,有其自身的形成规律和内在联系,我们应该按照不同项目、不同专业档案的情况,科学地选择分类方法,合理地设置类目,准确地划分归类,客观地反映档案形成单位活动的面貌。 

2.档案分类体系应该具有逻辑性 

档案分类体系的构成应该力求严密,必须遵循每次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则,尤其需要注意分类标准的一致性和类别体系中纵横关系的明确性。

3.档案的分类应该注重实用性 

在选择分类方法时,必须注重实用,尤其要考虑,档案的分类必须便于保管,便于检索和利用。

 

城建档案分类大纲和分类方案的编制

 

城建档案分类大纲是依据城建档案分类原则编制的对城建档案进行科学分类的依据性文件。1984年城乡建设环境保护部办公厅首次制定印发《城市建设档案分类大纲》(以下简称《分类大纲》),用于指导各地城建档案分类方案的编制。1993年国家建设部办公厅对原《分类大纲》进行修订,并印发了《城市建设档案分类大纲(修订稿)》(以下简称《分类大纲(修订稿)》),于1994年开始实行。城建档案馆(室)应根据全国统一的《分类大纲(修订稿)》,结合本馆(室)的具体情况,编制科学的、切实可行的城建档案分类方案。城建档案分类方案不仅对指导城建档案分类工作具有实质性帮助,还可以借助它了解馆藏档案的内部结构和组织体系,便于对馆藏档案的利用和管理。因此,编制城建档案分类方案是城建档案分类工作的一项重要内容,也是城建档案业务建设的必要措施。 

根据城建档案的特点、范围和形成过程等情况,《分类大纲(修订稿)》的编制可分两步进行。第一步可以根据城建档案的内容、形式特点等,将其划分为若干大类;第二步将每个大类的城建档案分成若干属类,在每个属类下再分成若干小类。

 

档案编号举例 

 

档案编号。 

A        3        2  ……   8    8


 

城建档案分类的一般方法

 

在实际的分类过程中,可以根据档案的属性和特点、档案的社会利用需要等方面的因素,确定所采用的分类标准及其运用的先后次序。分类方法一般有以下几种。

1.年度分类法 

年度分类法是档案分类时经常采用的分类方法。按照文件的形成年度进行分类。主要是业务管理类档案,如建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、竣工备案等项目审批档案。 

2.来源分类法 

来源分类法是按照文件的产生形成单位来分类。如按建设单位、施工单位、监理单位、管理部门等分类。 

3.专业分类法 

专业分类法是根据城建档案内容所反映的不同专业性质来分类。如按非工程档案分为城市勘测、城市规划、城市建设管理、环境保护等大类,在属类和小类的划分中也可以根据档案的实际情况按专业设类。如建筑档案按工业建筑、民用建筑分类。按专业分类,能将同一专业性质的档案集中在一起,便于查找利用。

4.载体分类法

载体分类法是按照文件的载体介质形式、记录方式来分类。如按照片、录音、录像、光盘、磁盘等非一般传统载体,这种分类有利于按载体的不同性质,便于科学保管。

5.工程(项目)分类法

工程(项目)分类法是按建设工程项目的每个单项工程来进行分类。如一个学校的教学楼、实验楼、办公楼、体育馆、图书馆等。

6.程序分类法

程序分类法是按工程准备(又分立项、用地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批)、施工建设、竣工验收等工程建设程序分类。 

7.问题分类法

问题分类法是按文件的主题内容进行分类, 如建设用地审批、拆迁许可、工程竣工备案房屋权属登记等。

8.权属分类法 

权属分类法就是按照档案所阐述对象的权属进行分类。这种分类法一般适用于产权产籍管理、土地管理等档案的分类。

上述分类方法在实际应用时,应根据具体情况并结合其他特征综合运用。当文件材料较多时,应将年度、来源、专业、工程(项目)、程序等分类方法结合运用。可将年度、专业、工程相结合,形成“年度—专业—工程(项目)”分类法,也可将工程(项目)、程序、专业相结合,形成“工程(项目)—程序—专业”分类法。

业务管理档案宜采用“年度—专业—工程 (项目)”分类法,或“年度—工程(项目)”、“年度—问题”分类法。

建设工程档案宜采用“工程(项目)—程序 —专业”分类法。


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