全文及解读!《档案征集工作规范》(DA/T 96-2023)

日期:04-01  点击:84  属于:行业标准

全文及解读!《档案征集工作规范》(DA/T 96-2023)


1 范围


本文件确立了档案征集的基本原则、范围和标准,规定了档案征集工作组织、程序的要求。
本文件适用于各级国家档案馆,其他档案机构参照使用。

2 规范性引用文件


本文件没有规范性引用文件。

3 术语和定义


下列术语和定义适用于本文件。
3.1 征集 acquisition
档案馆按照有关规定收集散存档案(3.2)、散失档案(3.3)和其他有关文献的活动。
[来源:DA/T 1-2000,3.1.4,有修改]
3.2 散存档案 estray
未保存在法定保管机构的档案。
[来源:DA/T 1-2000,3.6,有修改]
3.3 散失档案 removed archives
从原形成国家(地区)散失到国(境)外的档案。
[来源:DA/T 1-2000,3.7,有修改]
3.4 复制 copying
利用复印、拓印、翻录、翻拍、缩微摄影、拷贝、复写、印刷、仿真、数字化等技术和方法制作内容与原件相同的复制品的行为。
[来源:DA/T 1-2000,8.23,有修改]
3.5 鉴定 appraisal
对档案的真伪、价值、价格等进行判定评估的过程。
[来源:DA/T 1-2000,4.1,有修改]
3.6 捐献 donation
档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。
3.7 购买 purchase
有偿取得档案所有权的行为。
3.8 委托征集 entrusted acquisition
档案馆以合同方式将具体征集业务委托给其他具有相应能力和条件的机构的行为。

4 基本原则


4.1 依法依规
依法依规开展散存档案、散失档案征集工作,保障档案安全、维护各方合法权益,是做好档案征集工作的前提。档案征集工作涉及的法律法规包括《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国著作权法》。
4.2 档案原件优先
优先征集档案原件;对不具备征集档案原件条件的,可征集档案的复制件。
4.3 接受捐献优先
鼓励档案所有者向档案馆捐献档案;对具有较高保存价值的档案,经协商档案所有者愿意出售的,可依法依规进行购买。
4.4 常规征集与重点征集相结合
既开展一般性常规征集工作,又针对馆藏缺失和工作需要,开展重点征集工作。

5 征集范围


凡与本行政区相关的各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物形成的档案,具有典型地方特色或较高历史、文化、科研价值的档案均可列入征集范围,包括但不限于:
——记录中国共产党发展历程中的组织和重要活动、事件、人物等具有重要价值的档案;
——记录中华人民共和国成立以来的重大活动、重要事件、重要成就、著名人物等具有重要价值的档案;
——记录中华人民共和国成立以前的重要活动、事件、人物等具有重要价值的档案;
——记录维护国家主权和领土完整的具有重要价值的档案;
——记录民主党派、社会团体的重要活动、事件、人物等具有重要价值的档案;
——记录与港澳台事务相关具有重要价值的档案;
——记录华人、华侨、国际友人等具有重要价值的档案;
——记录对外交流、交往具有重要价值的档案;
——记录当代经济、政治、文化、社会、生态文明等具有重要价值的档案;
——记录地方历史、特色文化、民族艺术、地方民俗的档案;
——具有自然、人文、社会科学研究价值的档案;
——弥补本馆馆藏档案重要缺失的其他档案。

6 征集标准


6.1 征集的档案,应至少具有凭证价值、参考价值、研究价值、文化传承价值中的一方面价值。 
6.2 征集的档案,应考虑其稀缺性、代表性以及与馆藏档案的相关性。
6.3 征集的档案,应来源合法、真实可靠、权属明确。

7 征集工作组织


7.1 明确征集部门
成立档案征集部门或指定内设部门(以下简称征集部门)承担档案征集的职责,开展日常档案征集工作。
7.2 组建专家队伍
应从档案、图书、历史、文博工作及其他相关领域聘请有鉴定评估工作经验的专家组建征集档案鉴定专家库,根据征集档案特点选取相关专家组成档案鉴定专家组,开展具体鉴定评估工作。
7.3 编制征集规划
着眼于档案馆自身定位、馆藏实际和档案事业发展趋势,编制征集工作总体规划或中长期规划;制定年度征集计划或工作方案,规范有序开展征集工作。征集工作中所需的鉴定、购买、差旅、会议、奖励等费用纳入档案馆年度预算安排。
7.4 发布征集公告
开展专题征集的,可视情况向社会发布征集公告,广泛寻找征集线索。

8 征集工作程序


8.1 征集调查
调查征集档案的类型、数量、完整程度和保管情况,对征集档案的来源、权属以及是否符合征集范围等情况作出结论。
8.2 专家鉴定
组织不少于3名相应专业领域的专家,对征集档案的真伪、价值及估价进行鉴定评估,出具明确、一致的专家鉴定意见书(见附录A)
8.3 以接受捐献方式征集档案
8.3.1 确定接受捐献方案
征集部门根据专家鉴定意见书编制接受捐献方案,提交馆务会(或馆长办公会,下同)批准。方案应包含:接受捐献档案的类型、数量、完整程度和保管情况、著作权(详细注明存在特定期限或只获得部分著作权的情形)、捐献者身份、意愿及特殊约定等。
8.3.2 捐献协商
组成不少于3人的工作小组,与捐献者就接受捐献档案的利用、公布等事项进行谈判与协商,包括但不限于是否存在不宜向社会公开的内容或明确限制他人使用的内容等,达成一致后确定征集意向。
8.3.3 接受捐献
征集部门对接受捐献事项形成决策意见建议,提交主要负责人或馆务会批准。与接受捐献者签订档案接受捐献协议,核对档案数量,明确征集档案的所有权和处置权,明确捐献者的其他特殊约定;填写《接受捐献档案登记表》(见附录B),清点登记入库。
国家档案馆应当根据捐献者意愿举行捐献仪式,颁发捐献证书;或以适当方式表扬或奖励。
8.4 以购买方式征集档案
8.4.1 确定购买方案
征集部门按照专家鉴定意见书的估价,参考本馆征集同类档案价格和其他档案馆、博物馆征集购买的价格,提出征集档案估价建议,并以此为基础编制征集工作方案提交馆务会批准。方案应包含:购买档案的类型、数量、完整程度和保管情况、著作权(详细注明存在特定期限或只获得部分著作权的情形)估价、出售者身份、特殊约定、经费预算等。
8.4.2 协商与竞拍
组成不少于3人的工作小组与档案所有者洽商,洽商以征集档案估价为上限,达成一致后确定征集意向。档案所有者委托拍卖的,档案馆参与竞拍的价格以征集档案估价为上限。
8.4.3 实施购买
召开馆务会,对谈判与协商结果进行集体研究审议,形成征集决策意见。征集部门起草购买合同文本,核对档案数量,明确征集档案的所有权和处置权,明确价款、税费、交付期限及方式等,并进行法律审查;签订购买合同;按合同支付费用,填写《购买档案登记表》(见附录C),清点验收,登记入库。通过拍卖方式取得的,依据拍卖的相关规定执行。
8.5 以委托方式征集档案
通过委托方式代为征集的,应遵守政府采购相关规定,选择具有相应业务能力和相关工作经验的被委托方征集,与其签订委托征集协议,在征集档案范围、类别、鉴定、审批、协议或合同签订、资金支付、移交等方面明确责任与义务。具体按照8.1~8.4规定的程序执行,征集部门应对被委托方的征集工作进行监督。
8.6 整理与归档
征集进馆的散存档案、散失档案验收入库后,应尽快完成整理编目等工作。
征集部门应将专家鉴定意见书、捐献协议、购买合同、委托征集协议、档案登记表、征集成果照片、征集档案目录、捐献或出售档案者的情况资料、馆务会会议纪要以及在征集过程中产生的其他资料及时归档。

9 征集档案的开放与利用


征集档案的开放与利用,在遵守国家有关档案开放与利用相关规定的基础上,捐献协议或购买合同中有特殊约定的,应按照特殊约定办理。



以下内容为《档案征集工作规范》解读。

来源:《中国档案》2024年第1期
作者:国家档案局 韩乐


《档案征集工作规范》(DA/T 96—2023,以下简称《规范》)立足于各级档案馆档案征集工作实践,参考了相关行业征集工作的流程,对征集工作的原则、标准、范围、程序等内容进行了明确。《规范》由国家档案局于2023年5月29日发布,2023年12月1日起正式实施。


制定过程

2020年,《规范》制定工作被列入档案行业标准制修订项目计划,由国家档案局档案馆(室)业务指导司、云南省档案局联合起草。起草小组通过实地查看、电话调研等方式调研了全国多家档案馆,依据新修订的档案法的相关规定和征集工作实践情况,确定《规范》的内容和结构,形成标准草稿。2022年5月,标准草稿公开征求意见,档案部门高度重视,得到反馈修改意见92条。标准起草小组经认真研究分析,采纳吸收了42条意见,形成送审稿。2022年6月底,标准起草小组召开《规范》专家预评审会,根据审议意见作了进一步修改。2022年7月,《规范》通过全国档案工作标准化技术委员会审查,经国家档案局批准发布。

编制背景

新修订的档案法第十七条规定,档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外,还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案;第二十二条规定,“非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案,……可以协商指定档案馆代管,必要时可以依法收购或者征购”“向国家捐献重要、珍贵档案的,国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励”,这些为档案征集工作的依法规范开展提供了法律依据。

同时,制定《规范》是适应经济社会发展形势,也是进一步丰富馆藏档案内容,完善馆藏档案结构的内在要求。近年来,各级国家档案馆不断加大档案征集工作力度,开展了形式多样的征集工作,征集到许多珍贵的档案资料。如中国第二历史档案馆接收了记录南京大屠杀的珍贵档案《拉贝日记》,北京市档案馆在官方归集北京奥运会和冬奥会档案的同时,还广泛征集双奥的民间记录,丰富了双奥之城档案。许多档案馆开展红色档案、城市记忆、老照片等征集工作,得到社会各方面积极响应。但由于征集工作缺少统一标准,在具体实践中,各地档案部门对档案征集的范围、途径、方式和程序等方面理解和把握尺度不尽相同,有的还相互矛盾,给档案的权属和未来开放利用带来隐患。实践中,有的档案馆甚至将大量与档案馆定位不尽相符的档案征集进馆,造成资源的极大浪费。鉴此,对档案征集工作进行规范,制定出台征集工作行业标准,以保证征集档案的客观真实属性和开放利用的价值,已成为档案部门共识。
此外,目前已发布的档案行业标准中,档案技术类的标准偏多,管理和服务类的标准偏少。《规范》的制定是档案管理服务类标准化工作的有益尝试,是传统技术规范类标准转向程序规范类标准的有益探索。为推动档案征集工作健康有序开展,为征集工作提供工作指南和程序指导,是编写《规范》应有之义。

主要内容

标准立足于各级国家档案馆档案征集工作实践,参考了相关行业征集工作的流程,对征集工作的原则、标准、范围、程序等内容进行了明确。

标准包含9章和3个规范性附录:范围、规范性引用文件、术语和定义、征集工作基本原则、征集范围、征集标准、征集工作组织、征集工作程序、征集档案的开放与利用,以及专家鉴定意见书、接受捐献档案登记表和购买档案登记表3个规范性附录。

1

基本原则

确定了档案征集工作的基本原则。

(1)依法依规原则

按照国家有关法律、法规开展档案征集工作,保障维护档案馆、档案捐献者和档案出售者的合法权益,这是档案征集工作必须遵循的首要原则。一般说来,需征集的档案受客观条件影响,其权属如所有权、著作权等往往具有多重性、复杂性等特点,这就要求档案馆在征集时要特别关注其来源、权属等信息,保证征集手续完备准确,征集过程依法依规,否则将有可能因权责不明、权属不清造成纠纷,给档案馆未来工作带来被动。

(2)档案原件优先原则

征集工作中可以征集到原件的,优先征集原件。毋庸置疑,档案原件的价值远高于复制或复印件,只有当征集档案原件的条件不具备时,比如国外征集档案无法征集原件的,可考虑征集档案复制件。但征集工作一定要防止出现大量征集复制件或原件与复制件不加区分地收集等情况,毕竟档案馆的设备设施如库房、恒温恒湿的保管条件的维护等是大量资金的投入,也是非常宝贵的资源,不能占据宝贵的资源大量保存档案复制件。

(3)接受捐献优先原则

档案工作是公益性事业,受资金等方面的制约,不能将购买作为征集的主要方式补充馆藏资源。实践中,档案馆馆藏的具有较高保存和研究价值的历史档案,很多是通过接受捐献收集的。对于捐献者,应当根据其意愿举行捐献仪式,颁发捐献证书;或以适当方式表扬或奖励。

(4)常规征集与重点征集相结合

常规征集与重点征集是征集工作不同的方面。常规征集是国家档案馆的一般性日常工作,重点征集是针对馆藏缺失和工作需要而开展的工作。

2

征集范围

凡与本行政区相关的各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物形成的档案、具有典型地方特色或较高历史、文化、科研价值等11大类档案均可列入征集范围,为征集工作实践提供参考依据。各地档案馆要充分考虑本馆馆藏档案的实际需要、结合未来本地区开发利用工作的预判,有效开展征集工作,真正将与本行政区相关的散存和散失的档案征集进馆,避免盲目征集、多头征集和低端重复的反复征集。

3

征集标准

征集档案的标准,首先,是具备凭证价值、参考价值、研究价值和文化传承价值中的至少一方面价值;其次,是与本馆馆藏档案的相关性。缺少相关性,征集进馆意义缺失,开放利用针对性不强,势必造成各种资源浪费;第三,来源清晰,合法可靠,权属明确。如果档案来源不明,权属不清,不能服务档案馆今后的开放与利用,这种档案不能予以征集。

4

征集工作组织与程序

(1)关于组织
在具体的档案征集工作展开之前,征集工作组织应该是健全的。首先,有明确的征集部门。承担档案征集的职责,能够开展日常档案征集工作。其次,有稳定的专家队伍。具备档案、图书、历史、文博工作及相关领域的鉴定专家队伍,能够为征集工作的开展提供智力支撑。再次,有切合实际的征集规划。档案馆应当要着眼于自身定位、馆藏实际,对征集工作作出总体规划,并以此制定年度征集计划,保证规范有序开展征集工作。
(2)关于程序
征集工作按照征集调查、鉴定评估、确定征集方式和完成征集等程序开展,每一环节都要存档记录,方便日后备查。
征集部门在征集线索明确后,要认真核查征集档案的类型、数量、完整程度、保管情况及其合法性;同时组织专家鉴定,对其真伪、价值及估价进行鉴定评估。鉴定评估是征集工作的重要环节,尤其在以捐献方式接受档案时,通过此程序可以避免无序征集等情况的发生。同时,档案价值鉴定需要引进智力资源,通过专家组评审形式进行综合研判,并出具明确、一致的专家鉴定意见书。
鉴定评估完成后,征集工作按接受捐献、购买和委托征集三种不同方式进行了具体描述。标准编写组认为,无论采取何种方式,务必与捐献者或出售者进行充分沟通与谈判,明确捐献或购买档案的权属、利用和公布等具体事项,明确捐献或出售的相关工作方案;务必发挥各级档案馆议事决策机构的作用,确保征集工作有序规范运行;务必留存好各个环节的工作记录。

5

征集档案的开放与利用

征集档案的开放与利用,应该符合相关法律规定,如果购买合同或捐献协议中对档案的开放与利用有特殊约定的,一定要与捐献者或出售者进行充分的沟通,应从其双方特殊约定,维护各方合法权益。

值得注意的是,如果捐献者或出售者对于档案的开发利用提出苛刻要求,影响档案馆公众服务职能发挥,可以不征集相关档案。

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