《水利工程建设项目文件收集与归档规范》SL/T 824—2024

SL/T  824—2024

1 范围

本标准规定了水利工程建设项目文件收集与归档的基本要求和工作内容。

本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等水利工程建设项目文件的形成、收集、整理与归档。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本标准必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本标准；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

NB/T 10134 水电工程岩芯收集与归档规范

3 术语和定义

3.1 项目文件 project record

在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件。

3.2 前期及设计文件 record of the prophase and design

项目在规划、立项、勘察设计等过程中形成的，以一定形式记录、保存的文件。主要包括规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、招标设计及施工详图设计等阶段文件。

3.3 建设管理文件 record of the construction management

建设单位在项目建设管理过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件，主要包括综合管理、征地拆迁与移民安置、招投标与合同管理、计划、财务管理、技术管理、第三方检验检测、科学研究、生产技术准备、试运行与验收等文件。

3.4 施工文件 record of the construction process

施工单位在履行建设工程建筑、安装、设备采制、信息系统开发等合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件。

3.5 监理文件 record of the supervision

工程监理单位在履行建设工程监理（监造）合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件。

3.6 项目文件归档 filing of the project record

建设单位工程管理相关部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理交建设单位档案管理机构的过程。

3.7 项目档案 project archive

经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.8 项目电子文件 digital project record

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。

3.9 项目音像文件 audio-visual record of the project

项目建设过程中形成的、具有保存价值并归档的照片、音频、视频等。

3.10 项目实物材料 project physical files

项目建设过程中产生的以物质实体为载体，具有保存价值的特定有形物品。

3.11 项目档案管理卷 descriptive file of the project archive

档案管理机构在管理某一项目过程中形成的有关说明项目档案管理情况材料组成的专门案卷，包括项目概况、项目划分、标段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等。

4 总则

4.1 建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案主管部门和上级主管部门的监督、检查和指导。

4.2 项目档案工作应融入项目建设管理全过程，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制，与项目建设管理同步实施。

4.3 建设单位及参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现项目文件从形成、流转到归档管理的全过程控制。

4.4 建设单位及参建单位应加强项目软件系统等各种电子文件的收集归档，在满足 “来源可靠、程序规范、要素合规”条件下推行项目电子文件单套制归档工作。

4.5 项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

5 职责

5.1 建设单位

5.1.1 应明确档案管理职责，设立或明确档案管理机构，配备满足工作需要的档案管理人员；建立档案管理机构负责、建设单位相关管理部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。

5.1.2 应根据项目建设管理实际，制定、完善项目文件管理和档案管理相关制度，并组织协调建设单位相关管理部门和参建单位实施。档案管理制度应包含但不限于项目档案管理办法、档案分类方案、项目文件归档范围与档案保管期限表、档案整理细则等。

5.1.3 应在招标文件中明确项目档案管理要求。与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任和要求，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、归档介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对其所监理项目的归档文件的检查、审查责任。

5.1.4 应建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、收集、整理与归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履约情况作出评价；在合同完工结算、支付审批时，应将项目文件是否按要求归档作为合同款支付的前提条件。

5.1.5 应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，配套软硬件设施设备，建立功能完善的电子档案管理系统，对纸质载体档案进行数字化，开展项目电子文件归档与电子档案管理工作。

5.1.6 应对档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题及时整改，对检查发现的档案安全隐患及时采取补救措施予以消除。

5.1.7 建设单位相关管理部门应负责本部门形成的项目文件收集、整理和归档工作，并对参建单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件，办理交接手续。

5.1.8 建设单位档案管理机构应制定项目档案工作方案，参加项目建设的重要会议、重大活动、专项及阶段性检查验收、竣工验收，指导各单位项目文件的收集、整理和归档，负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性，负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。

5.2 参建单位

5.2.1 建立符合建设单位要求的文件收集、整理与归档制度，报建设单位确认。

5.2.2 负责本单位所承担项目文件收集、整理和归档工作，接受建设单位的监督、检查和指导。

5.2.3 监理单位负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查。

5.2.4 实行总承包的项目，总承包单位应按照合同约定及4.2、4.3、4.4、4.5、5.1规定，组织和协调总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作，履行项目档案管理职责。

6 项目文件形成

6.1 基本要求

6.1.1 项目前期文件、管理性文件、工程技术文件应符合国家有关行业标准的规定。

6.1.2 项目文件应内容准确、格式规范、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备；应满足耐久性要求，不应使用易褪色的书写材料（如：红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、光敏纸等）进行书写和绘制；文字材料幅面尺寸规格宜为 A4幅面（297mm×210mm），图纸尺寸规格宜采用国家标准图幅。

6.1.3 用于记录项目建设的表格格式，应符合相关标准要求，未填写内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章。

6.1.4 项目重要活动及事件，原始地形地貌，工程形象进度，隐蔽工程，关键节点工序，重要部位，地质、施工及设备的缺陷处理，工程质量或安全事故，重要芯样，工程验收等应形成音像文件。

6.1.5 音像文件的形成：

a）照片文件应符合GB/T 11821和DA/T 50的相关规定，照片文件原始属性应完整，不应修饰、裁剪；

b）音频视频文件应符合DA/T 78的相关规定，音频视频文件的内容和相应信息不应修改或处理。

6.1.6 电子文件的形成：

a）归档电子文件格式应符合GB/T 18894和GB/T 50328的相关规定；

b）归档电子文件应包含元数据，元数据宜符合GB/T 18894、CJJ/T 187、DA/T 54、DA/T 63的规定；

c）归档保存的电子文件，应满足真实性、完整性、可用性、安全性的要求；

d）电子文件离线归档的存储载体，可采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等，并编号标识；存储载体应经过检测，确保无病毒、无数据读写故障。

6.2 竣工图

6.2.1 建设单位负责组织或委托有资质单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

6.2.2 竣工图宜由施工单位编制，应完整、准确、规范、清晰、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。

6.2.3 施工单位应将经监理单位审核后的设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的文件作为竣工图编制依据。

6.2.4 竣工图应依据工程技术规范按单位工程、分部工程、专业编制，并配有竣工图编制说明和图纸目录。竣工图编制说明应包括竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等内容。

6.2.5 竣工图应使用新图纸，白图或蓝图均可，不应使用复印的白图和拼接图。

6.2.6 使用施工图编制竣工图时：

a）没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章 （见附录 B.1）。

b）一般性变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修改，并加盖竣工图章。修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达或标注清楚的，应在图面适当位置用文字简练说明。

6.2.7 重新绘制竣工图时：

a）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，图面变更面积超过20%，合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例的，均应重新绘制竣工图。

b）重新绘制竣工图按原图编号，图号末尾加注 “竣”字，或在新图标题栏内注明 “竣工阶段”，重新绘制的竣工图图幅、比例和文字字号及字体应与原施工图一致。

c）施工单位重新绘制的竣工图，标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项，并逐张加盖竣工图审核章（见附录 B.2），监理单位相关责任人审核签字。

6.2.8 竣工图编制完成后，监理单位应对竣工图编制的完整、准确、系统和规范情况进行审核。竣工图章、竣工图审核章应使用红色印泥盖在标题栏附近空白处，并填写齐全、清楚，由相关责任人签字，不应代签；经建设单位同意，可使用执业资格印章代替签字。

7 项目文件收集

7.1 收集范围

7.1.1 项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全完整。

7.1.2 建设单位应按照附录A的要求，结合工程类型、建设内容、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围与档案保管期限表。

7.1.3 建设单位应根据纸质文件归档范围，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围。

7.1.4 项目音像文件收集范围应包括项目重要活动及事件，原始地形地貌，工程形象进度，隐蔽工程，关键节点工序，重要部位，地质、施工及设备的缺陷处理，工程质量或安全事故，重要芯样，工程验收等内容。

7.1.5 项目实物材料收集范围应包括项目建设过程中的印章、题词、奖牌、奖章、奖杯、证书、岩芯及其他有保存价值的实物。

7.2 鉴定原则

7.2.1 应根据项目文件具有的凭证、查考作用和历史研究价值来判定是否需要归档，并确定保管期限。

7.2.2 档案保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年和10年，自归档之日起算。

7.2.3 在电子文件收集、归档及保管环节，应对归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性进行鉴定。

7.3 收集要求

7.3.1 项目文件宜由文件形成单位进行收集。

7.3.2 项目文件在办理完毕后应及时收集，并实行预立卷制度。

7.3.3 归档的项目文件应为原件。因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位公章或档案证明章。质量证明文件（如原材料质量证明文件）等重要文件用复制件归档时，应加盖供应单位印章，保证与原件一致，并在备考表中备注复制件归档原因。

7.3.4 非本单位承办、非主送和抄送本单位的文件，可使用复制件归档。

7.3.5 字迹易褪变的文件应复制，与原件一并归档。

7.3.6 归档的外文文件，应将文件题名和目录译成中文。

7.3.7 业务系统形成的电子文件，在其形成与流转时，应实时捕获电子文件及其元数据。

8 项目文件整理

8.1 分类

8.1.1 分类原则

8.1.1.1 分类宜按项目文件来源进行，应具有完备性、概括性、包容性、稳定性和可扩充性，同时应保持项目文件的有机联系，以便于保管和利用。

8.1.1.2 其他载体形式的文件分类宜与纸质文件分类一致。

8.1.2 类目设置

8.1.2.1 类目设置应遵循项目文件形成的逻辑规则，各级类目之间为上、下位类的隶属关系，应避免交叉，并保持相对稳定。

8.1.2.2 一级类目宜按文件来源设置为前期及设计、建设管理、施工和监理4类，其代码分别为QS、JG、SG 和JL。

8.1.2.3 二级类目宜按文件来源、项目划分等情况进行设置。其中，前期及设计类按照文件来源结合工作阶段设置二级类目；建设管理类按文件来源结合建设单位内设机构和职能设置二级类目；施工类按照工程建设内容、项目划分、合同等情况设置二级类目；监理类按照专业、合同等情况设置二级类目。

8.1.2.4 建设单位应按照 8.1.2.1、8.1.2.2、8.1.2.3 的要求，结合项目具体情况编制档案分类方案。

8.1.3 档号构成及标识

8.1.3.1 档号由工程项目代码、分类号和案卷流水号三组代码构成，三组代码之间用 “-”分隔，分类号不同类目之间用 “·”分隔。档号标识见图1。

图1 档号标识

8.1.3.2 工程项目代码宜用项目名称的汉语拼音首字母（大写）标识；超过三个字母的，宜保留前三个字母。

8.1.3.3 分类号由两级类目相应代码组成。一级类目代码宜使用两位汉语拼音字母 （大写）标识，二级类目代码宜使用两位阿拉伯数字01~99标识。

8.1.3.4 案卷流水号宜用阿拉伯数字0001~9999标识。

示例1：前期及设计类

示例2：建设管理类

示例3：施工类

示例4：监理类

8.2 组卷

8.2.1 组卷原则

8.2.1.1 组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

8.2.1.2 卷内文件内容应相对独立完整，根据文件内容及数量组成一卷或多卷。案卷不宜过厚，以卷为单位装订的案卷厚度不宜超过40mm。

8.2.1.3 卷内文件应避免重复归档。

8.2.1.4 独立成册、成套的文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。

8.2.1.5 不同载体的文件应分别组卷。

8.2.2 组卷方法

8.2.2.1 前期及设计文件组卷应符合下列要求：

a）前期文件按规划、项目建议书、可行性研究、初步设计等阶段，结合事由、时间顺序组卷；

b）设计文件按招标设计、施工详图设计等阶段结合专业组卷。

8.2.2.2 建设管理文件组卷应符合下列要求：

a）综合管理、征地拆迁与移民安置、计划、财务管理、技术管理等文件按事由结合时间顺序组卷；

b）招投标与合同管理文件按标段、合同组卷；

c）第三方检验检测文件按合同，结合专业、时间顺序组卷；

d）科学研究文件按课题（合同），结合事由、时间顺序组卷；

e）生产技术准备、试运行、工程移交及后评价文件按事由结合时间顺序组卷；

f） 验收文件按阶段验收、专项验收、竣工验收组卷。

8.2.2.3 施工文件组卷应符合下列要求：

a）土建施工文件以标段为单位，按单位工程、分部工程、单元工程组卷。除灌浆外，其他各种现场施工原始记录或检查记录与单元工程质量验收评定记录一起组卷；各类试验检验报告，与相应的单元工程（或工序）质量验收评定记录一起组卷；安全监测仪器的合格证、厂家率定、现场率定、埋设考证等与单元工程质量验收评定记录一起组卷；原材料质量证明、试验文件，按材料进场报验单顺序组卷。竣工图按单位工程或建筑物结合专业或分部工程组卷；设计修改通知单与相对应图号的竣工图一并组卷，分别存放的应在备考表中备注其案卷号。

b）机电设备与金属结构安装文件以标段为单位，按单位工程、分部工程或设备种类结合机组、系统及设备的台套、部件、单元组卷。调试文件按专业、阶段、系统组卷。金属结构、设备安装竣工图按装置或系统、台套、部件组卷；设计修改通知单与相对应图号的竣工图一并组卷，分别存放的应在备考表中备注其案卷号。

c）设备（仪器）采购与制造文件按成套性特点，分专业、系统按台（套）组卷。同一型号的设备仪器一次采购了多台套，且随机文件相同的部分只归一个台套，其他台套相同的部分可不编入，但应在卷内备考表中注明。

d）信息系统开发文件按应用系统结合阶段组卷。

8.2.2.4 监理文件应以监理（监造）合同为单位，按监理的合同标段结合事由、文种组卷。

8.3 排列

8.3.1 排列基本要求如下：

a）案卷宜按归档范围文件顺序依次排列。

b）卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。结论性文件在前、依据性文件在后，审批文件在前、报审文件在后，批复在前、请示在后，单份文件印件在前、定稿在后，正文在前、附件在后，文字在前、图纸在后，译文在前，原文在后。

c）图纸按专业结合图号顺序排列。

8.3.2 前期及设计文件排列要求如下：

a）规划、项目建议书、可行性研究、初步设计等文件按主题、事由排列，卷内文件按事由结合时间顺序排列。

b）设计文件分阶段按专业排列，卷内文件按专业结合文件编号顺序排列。其中设计变更文件按设计变更执行情况汇总表、设计变更文件、执行情况记录依次排列。

8.3.3 建设管理文件排列要求如下：

a）综合管理、征地拆迁与移民安置、计划、财务管理、技术管理等文件按事由、时间或重要程度排列，卷内文件按事由结合时间顺序排列。

b）招投标与合同管理文件按招投标与合同类型结合编号顺序排列，卷内文件按事由结合时间顺序排列。

c）第三方检验检测文件按专业结合事由、时间顺序排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

d）科学研究文件按课题立项、方案论证、研究过程、成果鉴定、结题验收、推广应用、知识产权申报等阶段排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

e）生产技术准备、试运行与验收文件按事由结合时间顺序排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

8.3.4 施工文件排列要求如下：

a）土建施工文件按综合管理、施工技术、检测试验、竣工图、验收、结算支付等文件排列，卷内文件按事由结合时间（阶段）或重要程度排列。其中，验收文件按归档范围文件顺序结合工程项目划分，按照单位工程、分部工程、单元工程排列，卷内文件按施工程序排列，质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后；原材料质量证明、试验文件，按材料进场报验单顺序排列，卷内文件按原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。

b）机电设备与金属结构安装文件按综合管理、施工技术、安装施工、竣工图、验收、结算支付等文件排列，卷内文件按事由结合时间（阶段）或重要程度排列。其中，验收文件按归档范围文件顺序结合工程项目划分，按照单位工程、分部工程、单元工程排列，卷内文件按施工程序排列，质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后；机组调试、试验文件应分系统、机组，按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列，卷内文件应按工作程序结合时间顺序排列。

c）设备（仪器）采购与制造文件按机电设备采购与制造、金属结构设备采购与制造等文件排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

d）信息系统开发文件按立项、设计、实施、验收及试运行阶段顺序排列，卷内文件按重要程度结合时间顺序排列。

8.3.5 监理文件应按综合管理文件、所监理施工标段的工作文件顺序排列。其中综合管理文件按监理项目部成立、监理规划、监理细则、监理会议文件、监理月（周）报等顺序排列，所监理施工标段的工作文件按开（停、复、返）工、监理通知、旁站记录、监理日志、平行检测、质量检查评估、质量缺陷、事故处理等顺序排列。卷内文件按事由结合时间顺序排列。

8.4 编目

8.4.1 卷内文件页号编写要求如下：

a）卷内文件应在有效内容的页面上编写页号，案卷以卷为单位装订的，卷内文件应依序从“1”开始编写连续页号，且各卷之间页号互不连续，以件为单位装订的，每件均从“1”开始编写页号，且件与件之间页号不连续。

b）成套图纸、印刷成册的文件，已有页号的文件且与实际编写页码相符可不再重新编写页号。

c）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

d）单面书写的文件其页号编写在右下角，双面书写的文件，正面的页号编写在右下角，背面的页号编写在左下角。

8.4.2 卷内目录的编制要求如下：

a）排列在卷内文件首页之前，宜采用70g以上白色打印纸制作，幅面应统一采用 A4幅面，式样见附录B中图 B.3。

b）序号，以一件文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。

c）文件编号，填写文件形成单位的发文号，图纸的图号或设备、项目代码。

d）责任者，填写文件形成者或第一责任者，一般以文件的盖章、落款或签字为准，单位可填写全称或规范简称。

e）文件题名，填写文件标题的全称，当文件标题不能完整、准确揭示文件内容时，应根据文件内容自拟题名，自拟题名应简明、准确揭示文件主题内容，具备唯一性，方便检索。

f）日期，填写文件的形成日期，竣工图填写编制日期，日期中 “年”应用4位数字表示， “月”和 “日”应分别用2位数字表示，如20210920。

g）页号（或页数），以卷为单位装订的，“页号”填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号，中间用“-”隔开，以件为单位装订的，“页数”填写每件文件总页数。

h）备注，可根据实际填写需要说明的问题。

i）档号，应根据项目档案分类方案确定的规则编制。

8.4.3 卷内备考表的编制要求如下：

a）排列在卷内全部文件的尾页之后，式样见附录B中图 B.4，单独制作的宜采用70g以上打印纸制作，幅面应统一采用A4幅面。

b）卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在立卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

c）档号，根据项目档案分类方案确定的规则编制。

d）互见号，填写反映同一内容不同载体档号，并注明载体类型。

e）立卷人，由立卷责任者签名。

f）立卷日期，填写完成立卷的日期。

g）检查人，由案卷质量审核者签名。

h）检查日期，填写案卷质量审核的日期。

8.4.4 案卷封面的编制要求如下：

a）案卷封面可印制在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面或卷皮形式，内封面宜采用70g以上书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面，卷皮规格为310mm×220mm，采用120g以上无酸牛皮纸，案卷封面的式样见附录B中图 B.5。

b）档号，根据项目档案分类方案确定的规则编制。

c）案卷题名，简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称或课题名称，单位工程、分部工程、分项工程、设备仪器名称，专业名称、部件名称、事由、文件类型名称等。

d）立卷单位，填写负责立卷的部门或单位。

e）起止时间，填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间，中间用 “~”隔开，如20200105~20210825。

f） 保管期限，应根据卷内文件的保存价值分为永久和定期，定期分为30年和10年，同一卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

g）密级，应填写卷内文件的最高密级。不涉密的项目档案，密级不填写。

8.4.5 案卷脊背的编制要求如下：

a）案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见附录B中图 B.6。

b）案卷脊背项目宜包括保管期限、档号、案卷题名，填写方法应符合8.4.4的相关规定，项目填写可根据需要选择。

8.5 装订与装具

8.5.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。

8.5.2 采用三孔一线或不锈钢钉、直角装订，并符合DA/T69的相关规定。对案卷内超出卷盒幅面的文件应按 A4纸规格叠装。图纸折叠方法应符合GB/T10609.3的相关规定，折叠后图纸的标题栏均应露在外面。破损的文件应修复。

8.5.3 以件为单位装订的应在每件文件首页上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。档号填写应根据项目档案分类方案确定的规则编制，序号填写方法应符合8.4.2中b）的相关规定。档号章样式见附录B中图 B.7。

8.5.4 竣工图不宜装订，应在竣工图标题栏上方空白处加盖档号章。

8.5.5 装订时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。

8.5.6 案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式要求如下：

a）卷盒，规格为310mm×220mm，采用220g以上单层无酸牛皮纸板双裱压制，脊背厚度可根据需要设定。

b）卷夹，外表尺寸应为310mm×220mm，采用220g以上的单层无酸牛皮纸双裱压制，厚度宜为20~30mm。

8.6 案卷目录编制

8.6.1 案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、立卷单位、起止时间、件数、总页数、保管期限、备注。式样见附录B中表 B.1。

8.6.2 案卷目录的编制：

a）序号，用阿拉伯数字依次标注案卷的流水顺序号。

b）档号、案卷题名、保管期限、立卷单位填写方法应符合8.4.4的相关规定。

c）件数，填写案卷内文件总件数。

d）总页数，填写案卷内全部文件的页数之和。

e）备注，根据管理需要填写案卷的密级、载体形式或存放位置等信息。

8.7 检索工具

建设单位应编制案卷目录、卷内目录等，便于检索利用。

9 项目电子文件整理

9.1 基本要求

9.1.1 电子文件的整理包括鉴定、组件、分类、立卷、排序、命名、存储等工作。

9.1.2 电子文件形成单位（部门）应按照纸质文件归档范围与档案保管期限表确定文件保管期限，并进行整理归档。

9.1.3 电子文件可以件为单位进行整理，也可根据实际情况按卷进行整理，并应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

9.1.4 电子文件及元数据归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特点，能够支持长期保存及格式转换。以专有格式归档、无法转换为通用格式的，其专用软件、技术文件等应一并归档。

9.1.5 纸质文件数字化加工及数据挂接等宜符合DA/T31的相关规定。纸质档案数字化副本整理方式与纸质档案保持一致。

9.1.6 电子文件形成部门可基于业务系统或档案管理系统对业务系统形成的电子文件进行整理。

9.1.7 离线电子文件存储载体应符合6.1.6的相关规定。载体应进行标识，注明档号、名称、保管期限、套别等。

9.1.8 音像电子文件的整理归档宜符合DA/T50、DA/T78等的相关规定。

9.2 组件

9.2.1 归档电子文件宜以每份文件为一件。

9.2.2 “件”的构成宜符合下列要求：

a）电子公文正本、定稿、公文处理单合为一件；

b）正文、附件为一件，来文与复文一般独立成件；

c）同批次的原材料报验单、见证取样单、复检报告及材质质量证明书等合为一件；

d）同一单元或分项工程的各工序记录合为一件；

e）因文件形成规律、逻辑关系成为一个整体的合为一件。

9.3 分类

9.3.1 电子文件分类应与纸质档案分类一致。通过计算机和文件办理人员的协同方式，对电子文件进行自动或半自动分类。电子文件分类应符合8.1的相关规定，并赋予类号。

9.3.2 分类方案应在业务系统或档案管理系统内配置。有条件的单位可通过预设规则、自动聚类技术进行自动分类。

9.4 组卷

9.4.1 电子文件应在完成组件，并通过真实性、完整性、可用性、安全性检测后，在分类方案的最低一级类目内进行组卷，组卷应符合8.2的相关规定。

9.4.2 电子文件组卷时，目录数据应建立层级关系。

9.5 排序、命名及编目

9.5.1 电子文件排序应符合8.3的相关规定。件内电子文件应根据文件的形成规律、逻辑关系进行排序。

9.5.2 应按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数据建立电子文件与相应元数据的关联：

a）应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名。

b）在单台计算机中经办公、绘图等类应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件题名命名。

c）音像电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。

9.5.3 电子文件档号编制应符合8.1的相关规定，与纸质档案档号保持一致。

9.5.4 电子文件目录应符合8.4.2、8.6的相关规定。

9.6 存储

9.6.1 组卷后的电子文件应进行封装固化处理。固化可采用可靠的电子签名、封装等技术。

9.6.2 封装固化后应对整理成果进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。通过检测合格的电子文件，由业务系统或档案管理系统转为归档状态。

9.6.3 电子文件应以不同的保管期限及相应形成时间顺序分别存储至相应的载体。

9.6.4 存储电子档案的装具上应贴有标签，标签上应注明档号、名称、保管期限、密级、存入日期、套别等。存储介质为光盘的，归档标签应符合 DA/T38的相关规定。

10 项目实物材料整理

10.1 基本要求

10.1.1 实物材料应保持整洁，并拍照归档；实物材料的照片整理宜符合 GB/T11821的相关规定。

10.1.2 实物材料宜按种类进行分类整理，并结合产生时间顺序进行排列，也可按归档时间顺序排列。

10.1.3 实物材料应逐件编写档号，并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，著录题名、档号、互见号等信息。

10.1.4 实物材料应编制目录，可设置档号、题名、类别、来源、形成日期、数量、保管期限、互见号、存放地点、备注等。

10.2 荣誉类实物整理

应按奖品、证书、纪念品等颁发时间顺序编制档号，档案目录式样见附录B中表 B.2，宜根据实物类型装盒或存放于专门柜架中。

10.3 印章类实物整理

印章类实物整理宜符合DA/T40的有关规定。

10.4 岩芯类实物整理

岩芯类实物整理宜符合NB/T10134的相关规定。

11 项目文件归档

11.1 基本要求

11.1.1 归档文件质量应符合6.1、6.2的相关规定。

11.1.2 应编制归档说明，对归档内容和整理基本情况做简要说明。

11.1.3 应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。

11.1.4 在线方式归档应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并做出书面说明，归档接口宜采用以下三种：

a）Webservice归档接口；

b）中间数据库归档接口；

c）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

11.2 归档时间

11.2.1 前期及设计文件

11.2.1.1 规划、项目建议书、可行性研究、初步设计等阶段文件应在工作结束后归档。

11.2.1.2 招标设计阶段文件应在相关工作结束后归档，施工详图阶段文件应在工程完工（合同）验收后归档。

11.2.2 建设管理文件

11.2.2.1 综合管理、计划、财务管理、技术管理等文件宜按年度归档，在每年6月底前由文件形成部门将上一年度办结的文件归档；同一事由产生的跨年度文件宜在办结年度归档。

11.2.2.2 征地拆迁与移民安置文件宜在工作结束后归档。

11.2.2.3 招投标与合同管理文件宜在合同签订后归档。

11.2.2.4 第三方检测文件应在检测工作验收后归档。

11.2.2.5 科学研究文件应在项目验收后归档。

11.2.2.6 生产技术准备、试运行文件应在试运行结束后归档。

11.2.2.7 阶段验收、专项验收及竣工验收等文件宜在工作结束后归档。

11.2.3 施工文件

11.2.3.1 土建施工文件应在工程完工（合同）验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档。

11.2.3.2 机电设备与金属结构安装文件应在工程完工（合同）验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档。

11.2.3.3 设备（仪器）采购与制造文件应在设备最后一批次开箱验收后归档。

11.2.3.4 信息系统开发文件应在验收后归档。

11.2.4 监理文件

监理文件应在监理的项目完工验收后归档。

11.3 归档份数

11.3.1 建设单位应根据实际需要，确定项目文件的归档份数。建设单位应保存一套完整的项目档案，并根据运行管理单位需要提供必要的项目档案。

11.3.2 国家确定的重要江河、湖泊建设的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域内跨省级行政区域、涉及省际边界的大型水利工程，建设单位应负责向流域机构档案馆移交一套完整的工程前期及设计、竣工图及竣工验收等相关档案。

11.3.3 建设单位对参建单位归档文件份数另有要求的，可在合同中予以约定。

11.4 归档审查

11.4.1 一般规定

11.4.1.1 项目文件归档审查分技术审查和档案审查。建设单位与参建单位按照职责分工对归档文件进行审查，对审查发现的问题各单位应及时整改，并形成记录。

11.4.1.2 技术审查应对归档项目文件的完整性、准确性、系统性、规范性、有效性进行审查，由建设、监理及其他参建单位的专业技术人员负责。审查的主要内容如下：

a）按工程管理程序、施工工序审查施工文件的完整性；

b）依据现场实际情况，审查施工记录的真实性以及竣工图的准确性；

c）依据国家、水利行业现行标准规范审查施工用表、文件签署程序。

11.4.1.3 档案审查应对归档项目文件的完整性、系统性、规范性进行审查，由建设、监理及其他参建单位的档案人员负责。审查的主要内容如下：

a）参照项目文件归档范围审查归档文件的完整性；

b）审查项目文件分类的科学性，组卷、排列的合理性，编目的规范性等。

11.4.2 前期及设计文件归档审查

规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、招标设计、施工详图设计等文件归档时，应依次由建设单位工程管理相关部门和建设单位档案管理机构审查。

11.4.3 建设管理文件归档审查

11.4.3.1 综合管理、征地拆迁与移民安置、招投标与合同管理、计划、财务管理、技术管理、生产技术准备、试运行与验收等文件归档时，应依次由建设单位工程管理相关部门和建设单位档案管理机构审查。

11.4.3.2 第三方检验检测文件归档时经检验机构自查后，应依次由建设单位工程管理相关部门、建设单位档案管理机构审查。

11.4.3.3 科学研究项目文件归档时经项目承担单位自查后，应依次由建设单位工程管理相关部门、建设单位档案管理机构审查。

11.4.4 施工文件归档审查

11.4.4.1 土建施工、机电设备与金属结构安装、设备（仪器）采购与制造文件归档时经施工单位自查后，实行总承包的项目由分包单位提交总承包单位审查后，应依次由监理单位、建设单位工程管理相关部门、建设单位档案管理机构审查。

11.4.4.2 信息系统开发文件归档时，经系统开发单位自查后，应依次由监理单位，建设单位信息化管理部门、建设单位档案管理机构审查。

11.4.5 监理文件归档审查

监理文件归档时，经监理单位自查后，应依次由建设单位工程管理相关部门、档案管理机构审查。

11.5 归档手续

11.5.1 相关单位应填写项目文件归档交接单（见附录B中的表B.3）、归档移交清单（见附录B中的表B.4）、电子文件归档登记表（见附录B中的表B.5），清点无误并签字盖章后办理归档移交。

11.5.2 项目文件归档交接单和归档移交清单以及电子文件归档登记表应一式两份，交接双方各执一份。