相纸照片的整理按现行国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821一2002）的规定，应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。照片档案的底片可单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。
（1）整理按单张或组（若干张有联系的照片）进行。
（2）照片放置在照片档案袋中或固定在芯页上，底片装入半透明中性纸袋后再袋装或固定在芯页。
（3）照片档案袋、芯页应填写题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明等内容。
①题名简明概括、准确反映照片的基本内容，可包括人物、时间、地点、事由等要素。
②照片号按照片保管单位制定的编目、分类法则进行编制；若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。
③底片号按底片保管单位制定的编目、分类法则进行编制；没有底片的，可不填写。
④参见号填写与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
⑤时间填写照片的拍摄时间。
⑥摄影者填写个人姓名，必要时可加写单位。
⑦文字说明综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或对题名未及内容作出补充。
（4）相纸照片的分类组卷
①按专题-事项或工程项目进行分类组卷；
②按年度事项或工程项目进行分类组卷；
③按单张或组（若干张有联系的）进行分类组卷。
（5）册内、卷内目录的编制
①册内、卷内照片目录由照片号、题名、时间、页号、底片号、备注等项目组成；
②册内、卷内目录的条目按照片号排序；
③册内、卷内目录位于册内最前面。
（1）数码照片的整理可按专题一年度、事项一年度、工程项目一年度，或按年度一专题、年度一事项、年度一工程项目等建立分类方案，设置文件夹；每个文件夹下可以按具体的需要设置多级文件夹，最低一级文件内存放一组联系密切的数码照片。
（2）对同一文件夹内的下一级文件夹可按专题、事项、工程项目或年度编号，并以序号加题名作为文件夹名称。
（3）最低一级文件夹内的数码照片按形成的先后顺序进行重新编号，并以序号加照片题名作为文件名称。
（4）数码照片归档时按年度刻制光盘，每张光盘中应编制文件夹目录、文件夹内照片目录、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型（CD-R、DVD）、光盘编号等。
（1）录音、录像档案以一卷（盒）为一个保管单位。
（2）每一个保管单位加以必要的文字说明，并与档案载体一同放在声像案保管单位内；文字说明包括：档号、题名、责任者（录制单位或个人）、录制时间、密级、保管期限等内容。
(3)每一个保管单位内以单个专题片或每段录像素材、每段录音等为单位，填写卷内文件目录。
(4)卷内文件目录包括序号、责任者、内容、长度、地点、时间：
①序号填写盘内单份录音、录像文件的排列顺序号；
②责任者填写盘内单份录音、录像文件的录制者（单位）；
③内容填写盘内单份录音、录像文件的内容名称；
④长度填写该分镜头或录音文件的时间长度；
⑤时间填写盘内各项内容的拍摄时间；
⑥位置填写该项内容在盘中的具体位置，以分、秒、帧表示；
⑦地点填写录像文件的拍摄地点。
（1）照片档案以照片的自然张或若干张（一组）为单位进行著录。照片档案的著录项目应包括题名、照片号、底片号、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。
（2）组合照片的著录
①以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。
②以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。
声像档案的保管在前面章节里做过介绍，库房环境和温、湿度控制一定要按规范要求进行。除此之外，声像档案入库前应进行检查，对已被污损的，应进行必要的技术处理。录音、录像带、光盘等均应竖放在专用防磁柜内。长期保存且不常用的录音、录像带要做到定期检查和重绕。照片档案定期检查，如发现有发黄、发霉、变质等现象，及时采取措施加以补救。珍贵的或经常使用的录音、录像档案以及录像专题片，实行两套制保管，一套长期保管，另一套提供利用。
