为使文件能满足各方面的实际需要，可将文件按不同的标准，从不同的角度加以分类。文件的分类不会影响其本身的性质和作用。
1.根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，可以分为通用文件和专用文件
通用文件是指各类国家机关和社会组织在工作中普遍形成和使用的文件，如通知、请示、报告、函。
专用文件是指在一定专项业务领域内根据特殊需要专门形成和使用的文件，如科技文件、会计文件、人事文件。
2.根据信息表达方式的不同，可以分为文字式、图形式、图像式和声音式等
文字式文件是指以文字或图表等形式记录而形成的文件，各单位日常使用的通用文件大都是此类文件。
图形式文件是指以线条为主，辅以文字描述，描绘事物形象，揭示事物性质状态的文件，如各类工程和产品图纸。
图像式文件是指以记录静态或动态影像的方式形成的文件，如照片文件、录像文件。
声音式文件是指以记录声音的方式形成的文件，主要是各类音频文件。
3.根据物质载体的不同，可以分为纸质文件、感光介质文件、磁性介质文件等
纸质文件是指以纸张为载体的文件。
感光介质文件是指以各种感光材料为载体制成的文件，如照片文件、影片文件、缩微文件。
磁性介质文件是指以磁性材料为载体制成的文件。随着科技的发展，磁性介质的文件正越来越受到关注和重视。
文件的种类，即文种或文件的名称，是人们在长期使用过程中，根据不同的需要对相应的文件赋予固定的名称。为了使文件制发者在选用文种时有统一的标准，各行各业对常用文件的名称及用法作了明确规定。比如,《党政机关公文处理工作条例》规定的通用公文种类共15种,分别是决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要；《中华人民共和国会计法》规定的会计文件包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，用法必须符合国家统一的会计制度的规定；《中华人民共和国审计法》规定的审计文件包括审计报告、审计意见书、审计决定等，其内容构成也有明确规定。
文件的格式是文件区别于其他书面材料的显著标志。文件的格式主要规定了文件的外部特征，包括文件用纸的主要技术指标、文件中图文的颜色、排版规格、装订要求、文件中各要素标识规则等。文件格式关系到维护文件的权威性、严肃性和有效性；关系到适应文件现代化管理的需要；关系到提高文件处理的效率；关系到档案的外在质量。为此，各行各业对常用文件的格式作了明确规定，如《党政机关公文格式》对党政机关公文作出了详尽细致的规定。
