众所周知,档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。目前大多根据其形成情况和用途,将它分为:文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。另外针对于一些专业性、业务性较强的业务,也可为其建立专门档案,如:税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。
每种档案整理归档过程中都有其独自的侧重点,我们相关档案人员日常接触的档案有很多,大多数接触的都是文书、人事档案等常规一些的档案类型。今天,就由作者给大家介绍一些不常见档案类型的归档整理流程。
第一:收集会计凭证档案材料。
第二:分年度。
第三:组卷并装订(含包角)。
第四:案卷的排列。
第五:加盖归档章。在每本凭证封面上方加盖归档章和保管期限章。
第六:编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号,并填入归档章。
第七:编制案卷目录。
第八:装盒并上架。
第一:收集会计账簿、报表、其他档案材料。
第二:分年度。将每类材料按年度分开。
第三:组卷
1、每本自然形成的表、账、册为一卷。
2、编页码。以每卷为单位,在有效页面上从1开始编写流水号,直至一卷编写结束。
3、填写案卷封面和卷内备考表。
4、装订,以案卷为单位,将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。
第四:案卷的排列;按总分或保管期限类型相对集中进行排列。
第五:编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号。
第六:编制案卷目录。
第七:装盒并上架。
第一:收集业务资料。
第二:分业务档案类型。
第三:分年度。
第四:确定归档范围。
第五:划分保管期限。
第六:编页码。以每卷为单位,在有效页面上从1开始编写流水号,直至一卷编写结束。
第七:编卷内目录。
第八:填写案卷封面和备考表。
第九:装订,以案卷为单位,将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。
第十:归档上架。
第一:收集照片(录音录像)材料。
第二:分年度。
第三:确定归档范围。
第四:划分保管期限。
第五:照片(录音录像)的排列。
第六:将照片(录音录像)装入照片夹(光盘盒)。
第七:编写照片(录音录像)说明。
第八:照片(录音录像)的编号。
第九:照片档案的编目。
第十:上架。
第一:收集实物材料。
第二:分年度。
第三:确定归档范围。
第四:划分保管期限。
第五:实物档案的排列。
第六:编写实物档案说明。
第七:实物档案的编号。
第八:实物档案的编目。
第九:上架。
第一:收集设备仪器档案材料。
第二:将材料按不同设备分开。
第三:确定归档范围。
第四:组卷(动态管理方式)。
1、一台设备(仪器)组成一卷或数卷,一盒一卷。
2、卷内文件材料以“件”为单位进行装订。
3、编写页码。每件均要在有效页面上编页码,正面右下角编写,反面在左下角编写。
4、卷内“件”的排列。成时间或阶段顺序进行排列。
5、盖档号章。在每“件”文件首页上面加盖档号章,并填写完整。
6、编制卷内文件目录,放在卷内文件实体上面。
7、拟写设备仪器档案案卷题名并填写案卷封面,放在卷内目录上面。
8、填写卷内备考表并放在每卷文件最后。
第五:案卷的排列。设备仪器档案案卷应按立项审批、外购设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
第六:编制案卷(档)号。
第七:编制设备档案案卷目录。
第八:案卷上架。