纸质档案数字化成果验收

01

承建方检验

数据挂接是整个档案数字化加工过程中非常重要的一步，是对整个数字化工作的成果归纳，数据挂接的质量好坏直接关系着数字化整体质量的高低。为了防止人为出错，合并挂接一般都采用针对单个项目专门开发的专业挂接软件进行批量处理，挂接后的数据要再次用专业检查软件进行核查，必要时还需要人工抽查，确保挂接的100%正确率，提高电子数据利用的效率和质量。

承建方对挂接后的数据首先要用数据库检查软件全面检查数据结构的完整性及与图像文件的对应关系是否正确，然后再用调阅软件抽查挂接后的数据是否可正常调阅、查询等，发现问题需立刻整改，通过全面细致的检查，确保数据的完整正确，做到数据“能用、不错、不多、不缺”。

02

业主方及监理方验收

数据的完整是数字化加工的基本要求，业主方、监理方要多方面共同核查，确保验收的数据完全合格。承建方在完成自查后，需要提交成品及简易个性化查询工具给监理方，监理方及业主方按照挂接要求对数据进行抽样检查，达到合格率（如规定的合格率为100%）后给予验收合格，不合格则全部退回承建方整改，再次重新抽检直至达标。

01

纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。已进行OCR文字识别的，应同时移交OCR识别形成的文件，文件的命名方式参照图像文件命名。

02

对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。应确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范。同时，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合长期保存格式需求。

03

对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

04

对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等符合国家有关规定。

05

对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

06

对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

07

对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无计算机病毒等。

数字图像、档案目录数据、元数据和OCR识别形成的文件必须有机统一，即四者之间必须是有机联系的，目录对应相关数字图像、元数据和OCR识别文件，联系四者的纽带就是以档号为基础的命名规则。

        当纸质档案数字化之后，数字化加工部门，可采用在线方式或移动硬盘、光盘等脱机载体，向档案所属单位离线移交数字化成果。若采用离线移交方式的，脱机载体的质量也是数字化成果的验收指标之一。数字化加工部门应确保离线移交载体的质量。数字化成果脱机存储后，应进行质量检查，确保数据的可读性、安全性，应与原始数据进行校验，确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性。并在移交的载体标签面标注全宗号、光盘编号等索引信息。

以光盘为例，由于必须借助于相应的设备和软件才能进行检查和检验，所以光盘中隐藏的质量问题往往不易被发现。目前已发现的光盘质量问题主要有：内容读不出、已刻录的数据不完整、刻录的光盘未做防写处理（采用全盘一次刻完方式）、数据携带计算机病毒等。导致上述问题的原因是多方面的，如光盘自身质量不好、光盘刻录设备与阅读设备不兼容、刻录机磨损严重、刻录时所用的计算机带病毒、刻录时没有按规定操作、缺少数据校验等。

要确保移交光盘的质量，必须根据光盘刻录的原理，从数据刻录的各个环节上把好关：一是要把住载体和硬件关，购置质量好的光盘，要注意刻录机与光驱的兼容，最好选择同一品牌的刻录机和阅读光驱，刻录机磨损要及时更换。二要配备能够校验刻录数据的软件，并对刻录数据做强制性校验。三是确保刻录用的计算机安全，不能感染计算机病毒。四是对刻录完成的光盘移交入库时必须再次进行质检，查验数据是否可读、完整、准确和安全。

验收单位可以具体进行以下两方面的检查：

1.光盘内容检查。档案数字化加工软件一般带有自动校验数据是否正确的功能，对每张光盘的内容进行检查，是否具有损坏的数据。

2.抽样检查。对每张光盘的数字化档案图像文件能否在浏览器中打开进行抽样检查。

能够用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率也应为100%。

每批纸质档案数字化成果质量检验达到要求的，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。验收完成后须填写《纸质档案数字化验收登记表》，经验收组成员签字。验收“通过”的结论，须经相关方审核、签字后方有效。