档案保管的物质条件是实现档案妥善保管的基础，是确保档案安全与完整的硬件保障。优质的库房能抵御自然灾害和人为破坏；合适的装具可以防止档案磨损和散落；先进的设备有助于调节环境温湿度、防治有害生物；良好的防护材料则能隔离外界不良因素对档案的侵蚀。它们相互配合，共同为档案营造出一个安全、稳定的保管环境。

（一）选址与建筑要求

档案库房的选址是首要关键。它应远离存有易燃易爆物品的区域，如加油站、化工厂等，这些地方一旦发生意外，火灾或爆炸的风险极高，可能会对档案造成毁灭性的打击。空气污染严重的区域也不适合建设库房，因为有害气体会逐渐侵蚀档案纸张和字迹，加速档案的老化和损坏。库房也不宜设置在地下楼层或顶层。地下楼层容易受到地下水的影响，出现潮湿、积水等问题，而顶层则会面临夏季高温、冬季严寒以及可能的漏水风险。

（二）空间布局规范

库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品，这是保障档案安全和管理规范的基本要求。办公室人员流动频繁，会带来更多的灰尘、湿气以及人为干扰因素，同时存放其他物品则容易引发火灾、虫害等风险。实行办公室、阅览室、库房三分开，能有效避免人员流动对档案管理的干扰，提高工作效率。将库房设在相对独立、封闭的区域，减少外部干扰；阅览室应便于读者查阅，同时与库房保持适当距离，既方便档案的调阅，又能防止读者对档案库房环境造成影响；办公区则应设在便于管理人员进行日常工作的位置，便于对档案的管理和维护。如果三区域没有分开，可能会出现人员随意进出库房，档案在借阅过程中容易丢失或损坏，而且办公活动产生的热量、湿气等也会影响库房的温湿度环境，不利于档案的长期保存。

（三）安全防护要点

档案库房应具备防火、防水、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）等基本要求，这些要求构成了一个全方位的防护体系。防火方面，库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备适合档案保管的消防灭火系统或器材，如气体灭火设备，避免使用水基灭火器，防止对档案造成二次损害。防水措施必不可少，库房的地面和墙壁应做好防水处理，防止雨水渗透。防潮则可通过配备去湿机及放置吸潮剂来实现，将库房湿度控制在适宜范围内。防光要求库房窗子要配挂防光窗帘，防止阳光直射库内，因为紫外线会使档案纸张变脆、褪色，照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。防尘方面，库房最好加双层窗，同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。防高温可通过安装空调设备、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。防有害气体需要库房保持良好的通风，避免有害气体积聚。防有害生物要在档案柜架放置防虫、霉药物，定期检查并投放灭鼠药。库房的门窗封闭性要好，达到“三铁”标准，即铁门、铁窗、铁柜，有条件的单位还应配置电子监控系统、入侵报警系统、门禁系统等，严格控制人员出入，防止盗窃和破坏行为的发生。

（一）常见装具类型与特点

常见的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案资料架等。档案橱和档案柜一般为封闭式，具有良好的防尘、防潮、防虫和防盗性能，能够有效保护档案免受外界环境的影响。档案密集架则是一种高效利用空间的装具，通过轨道移动，可在较小的空间内存储大量档案，提高了库房的存储密度，适用于档案数量较多的单位。档案资料架多为敞开式，方便档案的取放和查阅，但防尘、防潮性能相对较弱。

封闭式装具的优点在于防护性能好，能为档案提供全方位的保护，缺点是空间利用率相对较低，存取档案时需要打开柜门，操作相对繁琐。敞开式装具的优势是方便快速取放档案，空间利用率高，缺点是档案容易受到灰尘、湿气、光线等因素的影响，不利于档案的长期保存。在实际应用中，应根据档案管理的具体需求和条件，合理选择装具类型。

（二）专用装具的特殊作用

对于一些特殊类型的档案，需要使用专用装具来进行保护。防磁橱主要用于存放磁性载体档案，如磁带、磁盘等，它能够有效屏蔽外界磁场，防止磁性档案受到磁场干扰而丢失信息。底图柜则是专门为存放工程图纸等底图档案设计的，其抽屉较大，便于图纸的展开和存放，同时能防止图纸的折叠和损坏。会计档案橱用于存放会计凭证、账簿、报表等会计档案，其设计符合会计档案的分类和管理要求，方便财务人员的查阅和管理。照片档案橱通常具有特殊的隔层和防护材料，能防止照片褪色、粘连和损坏，为照片档案提供适宜的保存环境。

（三）装具选择的考量因素

选择档案装具时，需要综合考虑多个因素。首先要考虑档案类型，不同类型的档案需要不同的装具来适配，如纸质档案可选择普通的档案柜、档案架，磁性档案则需防磁装具。档案数量也是重要因素，数量多的宜选密集架等大容量装具，数量少的用普通档案柜即可。库房空间对装具选择影响较大，空间小选紧凑装具，如小型档案柜；空间大选密集架等能充分利用空间的装具。还要考虑库房的承重能力，密集架等重型装具对地面承重要求高，安装前需评估库房地面能否承受。装具的质量和价格也是考量因素，应选择质量可靠、性价比高的产品，在保证档案安全的同时，控制成本。

（一）温湿度调控设备

温湿度对档案的保存有着至关重要的影响。过高或过低的温度、湿度，都可能导致档案纸张变脆、字迹褪色、发霉变质等问题。空调、除湿机、加湿器等温湿度调控设备，能够为档案库房创造一个适宜的温湿度环境。空调可以调节库房内的温度，在夏季高温时制冷降温，冬季寒冷时制热升温，使库房温度保持在14-24℃的适宜范围内。除湿机则在湿度较高时发挥作用，去除空气中多余的水分，将湿度控制在45%-60%的区间，防止档案受潮。当库房湿度较低时，加湿器可以增加空气湿度，避免档案纸张因过于干燥而变脆。

（二）安全防护设备

安全防护设备是保障档案安全的重要防线，火灾报警器、灭火器、监控设备等在档案保管中起着关键作用。火灾报警器能够及时探测到火灾的发生，通过感应烟雾、温度等信号，在火灾初期发出警报，提醒工作人员采取灭火和疏散措施，为抢救档案争取宝贵时间。灭火器则是灭火的重要工具，根据档案库房的特点，应选择适合的灭火器类型，如二氧化碳灭火器，它在灭火时不会对档案造成二次损害。监控设备可以实时监控库房内的情况，包括人员活动、设备运行状态等，防止盗窃、破坏等安全事故的发生。一旦发生异常情况，监控记录还可以作为调查和处理的重要依据。

（三）其他辅助设备

装订机、复印机、计算机等辅助设备在档案管理和利用中也有着不可或缺的作用。装订机可以将零散的文件整理装订成册，方便档案的存放和查阅，不同类型的装订机适用于不同厚度和材质的文件，如热熔装订机适合装订较厚的档案资料，而普通订书机则适用于少量纸张的装订。复印机能够快速复制档案，满足用户对档案信息的需求，同时也可以避免频繁翻阅原件对档案造成的损坏。计算机在档案管理中的应用越来越广泛，它可以存储大量的档案信息，实现档案的数字化管理，通过档案管理软件，工作人员可以方便地对档案进行分类、检索、统计等操作，提高了档案管理的效率和准确性。

（一）卷皮的功能与规格

卷皮是包装档案的基本材料，它就像档案的第一层铠甲，不仅能够保护档案文件，减少其在日常存放和翻阅过程中的机械磨损，同时它本身也是案卷的封面，上面标注的信息为档案的查找利用提供了便利。文书档案案卷卷皮分为硬卷皮和软卷皮两种。硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽），封底尺寸同封面尺寸，封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌，卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度，用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌，推荐使用250克牛皮纸制作，以保证其坚固耐用。软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A4型纸用）或260mm×185mm（供16开型纸用）的规格，使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

（二）卷盒的优势与尺寸

卷盒是一种较为理想的档案保管装具，它能够防光、防尘、减少磨损，为档案提供了一个相对封闭、安全的保存环境，同时也便于档案的管理和利用，而且外型整齐美观，提升了档案室的整体规范性。卷盒外形尺寸通常采用300mm×220mm（长×宽），其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格，在盒盖翻口处中部设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒，防止灰尘和光线进入。在一些大型企业的档案室，大量的档案文件被整齐地放置在卷盒中，不仅方便了档案的查找和借阅，也使得档案室的空间布局更加合理、整洁。

（三）包装纸的适用场景

对于既不适于装订又不便于盒装的实物档案、资料等，如一些特殊的纪念品、证书、小型文物等档案，包装纸就成为了一种应急的保存措施。可以用较为结实的纸张将这些档案包装起来，起到一定的保护作用，待条件成熟后，再采取更妥善的保存措施。包装纸只是一种临时的保护手段，其防护性能相对较弱，但在特殊情况下，能为档案提供最基本的防护。

（一）干燥剂的防潮使命

干燥剂在档案防潮工作中至关重要，它就像一个默默吸水的小卫士，时刻保持档案存放环境的干燥。常见的干燥剂有硅胶干燥剂、石灰干燥剂等。硅胶干燥剂通常为无色或蓝色的小颗粒，无毒无害，化学性质稳定，可反复吸水，饱和后通过加热能恢复吸湿能力，被广泛用于档案防潮。石灰干燥剂，即氧化钙干燥剂，通过与空气中的水分反应生成氢氧化钙来吸湿，成本较低，但吸湿后会发热，使用时需注意安全，避免接触皮肤和误食。在档案库房中，可将干燥剂放置在档案柜、档案盒内，或在库房的角落集中放置。

（二）防虫剂的防虫重任

防虫剂肩负着防止档案遭受虫害的重要使命，是保护档案的关键防线。常见的防虫剂有天然植物提取物制成的防虫香囊、传统的樟脑丸以及现代专门用于档案防虫的化学药剂。天然植物提取物防虫香囊对人体和档案相对安全，散发的气味能驱赶害虫；樟脑丸有一定防虫效果，但气味较大，且对环境和人体健康有一定影响，使用时需谨慎；现代化学防虫剂应选择对档案和人体无害、符合相关标准的产品，按照规定剂量和方法使用，能有效抑制害虫滋生。在档案库房中，可将防虫剂放置在档案架、档案盒内，让防虫剂的有效成分在空间中扩散，形成防虫保护圈。定期检查档案是否有虫蛀迹象，一旦发现害虫，要及时采取措施，如更换防虫剂、对受虫害档案进行隔离处理。

（三）其他防护用品的辅助作用

除干燥剂和防虫剂外，还有一些防护用品也在档案保管中发挥着辅助作用。如防尘罩可用于覆盖档案架，减少灰尘对档案的污染，保持档案的清洁，尤其是对于一些珍贵的历史档案和不常翻阅的档案，防尘罩能有效降低灰尘对其的损害。防光窗帘能阻挡阳光中的紫外线，防止档案因光照而褪色、纸张变脆，在有窗户的档案库房中，安装防光窗帘是必不可少的防光措施。在一些历史博物馆的档案库房中，为了保护珍贵的历史档案，不仅安装了厚重的防光窗帘，还在档案存放区域使用了防尘罩，为档案创造了一个相对封闭、清洁、避光的保存环境。