纸质档案数字化数据存储—目录数据库建立

目录数据库建立

制定数据规范

档案的最小单位是文件的件（页）数，建立文件级目录数据库是一项基础性工作，建立完整、准确的文件级目录数据库，可以有效地利用计算机实现档案以件（页）为基本单位的管理，提高档案的查全率、查准率。一个高质量的数据库中的数字信息至少要达到四项质量标准，即数据的准确性，数据项目和内容的完整性，数据的规范性和数据的稳定性。为此，应首先制定目录数据库数据规范，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求（值域）等。目录数据库数据规范的制定应符合《档案著录规则》（DA/T18）对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建设工作中均应严格遵守。

数据库格式选择

选择数据库时应考虑建立在计算机环境下，能够有效、准确、完整、安全，并可以上网利用的格式，且此格式可转换为通用数据格式，以便于数据交换。如：在目录建库时可以选择能直接或间接通过XML文件格式进行数据交换的数据库类型。

设计库结构

科学合理地设计数据库结构应包括确定档案目录的著录项、必输项和选输项、字段类型、长度和值域范围等内容。数据库结构的设计还应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

档案著录

档案保管机构的档案来自各个立档单位，档案目录等检索工具是由文档等人员在档案管理规范标准指导下形成的。但是，由于文档人员变动频繁、档案业务指导面多线长，加之个别文件形成时的先天不足或是档案整理工作的缺失给档案著录带来诸多问题。因此，在进行目录数据录入前，如确有必要，可以结合实际抛开原有的纸质档案案卷目录、文件目录，依据整理纠正后的档案实体，按照《档案著录规则》的要求据实著录，把题名不反映主题、目录与实体不符等一系列问题一并处理。

数据录入

按照档案著录的结果进行文件目录及案卷目录数据的规范输入。此外，还应将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的备注结果一并录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

目录数据的规范录入应满足四方面需要：

一是准确，各著录项数据输入准确，符合档案著录要求。可以采用单机或双机录入目录数据，通过人工校对或软件自动校对录入结果，以确保目录数据录入的准确性。为有效降低出错率，推荐采用双机录入的方法提高数据质量。

二是完整，文件题名、责任者、时间等必输项无遗漏，并能够满足档案检索的需要。

三是档案出库、前处理、扫描等数字化加工阶段利用的字段无遗漏。

四是数据录入、校对、质检、验收、交接等标明责任的字段自动生成。

检查数据质量

采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改或重录。

为确保数据录人质量，目录数据的检查可以全宗的一个或多个目录为单元，对条目数量及其著录项内容的准确性进行逐条、逐项检查。

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。

检查完成后，填写《数据录入工作单》，示例见表：