对社会企事业单位、机关部门来说，机要文书档案管理始终是不可缺少的一部分，其管理效果的高低可直 接体现出一个单位的管理水平。文件档案是对社会发展、变迁的记载，可以客观反映单位的发展过程、问题处理过 程等，也可以对其进行规范化管理。在单位工作中，机要文书档案的地位是不容忽视的。随着信息化时代的到来， 机要文书档案管理工作面临着严峻的挑战，管理形式发生了翻天覆地的变化，迫切需要革新传统管理模式。新形势下， 线上与线下相结合的机要文书档案在内容上发生了巨大变化，信息化手段的融入也给机要文书档案的保密工作带来 了严峻的挑战，实际管理工作中对保密的要求越来越高。对此，文章概述了机要文书档案保密工作，阐述了该项工 作的重要价值，结合新形势下机要文书档案保密工作中的问题，提出相应的优化对策，希望对相关单位提升机要文 书档案的保密性提供一定的帮助。近年来出现了不少机要文书窃密事件，在社会上造 成了严重的影响，一系列状况告诉我们要提高对机要文 书档案保密工作的重视程度，加大机要文书档案的保密 力度刻不容缓。机要文书档案作为各企事业单位在日常工作中常 见的一种档案，在日常管理中存在较高的泄密风险。在信息化时代，各种媒体技术的出现，为机要文书档 案的保密工作带来了更加严峻的挑战，也为提升机要 文书档案的保密性创造了一定机遇，能够保障我国的 综合权益 。— — —机要文书档案面临的新形势— — —
（一）保密形势复杂
传统机要文书档案的保管主要以纸质档案为主。随着信息技术的发展，电子机要文书档案的数量不断 增多，在这一背景下，需要对机要文书档案实施电子 化管理，这对其保密形式提出了全新的要求，保密工 作从内容上发生了本质变化。比如针对电子化的机要 文书档案，在实施管理之前需要设置相应的打开与查 阅程序，需要在专门的计算机设备上读取档案信息。在机要文书档案的管理中，出现了许多不同的档 案载体，档案的保密工作面临更加复杂的挑战。比如 在实际开展保密工作的工程中，机要文书档案可能会 受到病毒、黑客等因素的影响，档案泄密的风险较高， 电子化管理的方式使机要文书档案在管理中会滋生许 多新的风险，保密工作的形势越来越复杂。（二）保密要求提高
机要文书档案的管理工作，对工作的保密性具有 十分严格的要求。新形势下，电子机要文书档案的出现， 也对保密工作的技术性提出了更高的要求。在管理机 要文书档案时，不仅需要沿用传统的安全设置、制定 相关保密制度，而且应建立机要文书档案登记管理制 度，在档案保管场所设置铁柜、铁门、消防设施和电 话机等专业设备，保障机要文书档案的安全，并严格 规范机要文书档案的保管方式，以最大限度提升机要 文书档案的信息安全性及完整性。，
新形势下，我国机要文书档案的保密形势越来越 严峻。随着信息化的深入发展，机要文书档案保密工 作在相关领域、手段和对象等层面正悄然发生转变， 保密工作呈现出多样化的特点，档案载体也具有复杂 性与多样性的特点，在一定程度上增加了机要文书档 案泄密的渠道，加大了保密防范工作的难度。只有切 实做好机要文书档案的保密工作，才能更好地满足新 形势发展的要求。为了切实做好机要文书档案的保密工作，我国各 级政府、各大企事业单位在国家相关法律法规的指导 下，严格制定了相关保密制度，积极开展保密宣传工作， 提高保密人才、干部队伍的业务水平，为机要文书档 案保密工作的开展提供了更加坚实的保障 。机要文书档案管理在保密保障服务中是一项最基 础、最重要的工作。机要文书档案关系着经济、科学、工作研究政治和军事等各大领域的发展，主要以文字、图片的 形式记录在册。它是一种极端机密、极端重要的档案。新形势下，面对新的任务，要结合机要文书档案的工 作实践，认真开展机要文书档案管理工作，充分遵循 国家出台的相关法律法规，严格执行政府、单位制定 的保密工作制度，不断提高管理水平，确保单位能够 更好地开展保密工作。
机要文书档案覆盖范围广、保密等级高，与社会经 济联系密切，一旦发生泄密问题，很可能会造成难以弥 补的损失。信息化时代，随着办公自动化水平的提高， 机要文书档案管理方式呈现出新的特点，为保密工作的 开展带来了新的挑战，出现许多新的问题。
（一）不重视保密工作
部分企事业单位只重视对机要文书档案的日常管 理，在档案管理中缺乏较强的保密意识，信息安全防 范意识有待提升。相关人员在查阅机要文书档案后，存在随意乱放 的问题，管理人员也未能及时催收档案，在档案归档 不及时的情况下，很有可能出现泄密的问题。尤其是 在随意对机要文书档案进行扫描、利用，或者借助互 联网发送档案上的信息时，不法分子可能会利用互联 网窃取档案中的重要信息，导致泄密事件发生 。由于管理不善，机要室等重要部门对外部人员的 防范意识不强，人员随意进出的情况也可能增加档案 泄密的概率。
（二）保密规定执行不力
机要文书档案对保密性有着非常高的要求，我国 先后出台了许多法律条例，对机要文书档案的签收、 登记、查阅、归档及后期销毁进行了详细规定，甚至 对机要文书档案的快递等都提出了十分严格的要求。但受到传统管理制度的影响，在实际执行管理制度的 过程中，存在一定的执行不力的问题。新形势下，机要文书档案管理内容的变化，对保 密工作提出了新的要求，迫切需要调整管理与保密工 作的相关制度，在制度创新不及时、制度内容不健全 的情况下，实际管理中也可能存在泄密的风险。例如， 相关制度对机要文书档案的销毁指导不足，在实际销 毁档案的过程中比较随意，这就大大增加了泄密风险 的概率。
（三）人员素质薄弱
机要文书档案的保密工作，不仅需要有先进技术 的支持，而且要有法律、信息和管理等的支持。从目 前的情况来看，我国部分单位的机要文书档案管理人 员都是非专业出身，专业背景存在巨大差异，并存在 人员老龄化的现象，管理人员缺乏信息安全相关的专 业知识，计算机应用水平较低，难以为信息化时代下 的机要文书档案的保密性提供保障。
新形势下，随着互联网技术的发展，机要文书档 案管理效率得以提高，也使机要文书档案管理中泄密 的渠道增加，保密工作的难度逐渐加大。要开展机要 文书档案的保密工作，应充分认识到机要文书档案保 密工作具有的政治性、保密性等特征，在开展工作的 过程中不能有一丝马虎。单位要根据实际情况，结合 国家相关法律法规，利用互联网渠道加大相关法律法 规的宣传力度，定期组织召开讲座，宣讲国内外泄密 典型案例，通过这种方式不断提升档案管理工作人员 的保密意识。对单位来说，除了注重机要文书档案管理人员保 密意识的形成与提升外，还应为档案保密工作的开展 提供更多资金、设备和技术层面的支持，通过技术、 物防等多种管理手段相结合的方式，为保密工作的开 展提供更加强有力的保障。不仅需要开发和引进更多 先进的机要文书档案保密软件，而且要结合保密工作 的实际需求，定期更新和升级安全管理系统，安排专 业计算机人员修补系统漏洞，最大限度地保证保密工 作的实效性。新形势下，单位应加大对保密工作的调研力度， 结合内外部调研的结果，探索机要文书档案保密工作 的规律，不断创新保密工作的思路，促使各管理人员 逐渐养成严谨、认真的工作作风，从细节入手，做好 机要文书档案的管理工作，为提升档案信息的安全性 创造更加积极的条件。
机要文书档案保密工作具有较强的系统性，是我 国所有企事业单位、机关部门需要共同履行的一项职 责，要求各方共同参与，从组织层面提高对机要文书 档案保密工作的重视程度，并由政府机关加强对机要 文书档案保密工作的领导。在开展保密工作的过程中， 要对保密工作进行分工，在机要文书档案管理工作中 严格落实保密责任制，建立完善的档案管理机制；可 以由政府机关组织成立档案保密领导小组，直接负责 地区各部门、单位的档案保密工作负责，加强对各单位、 各部门档案保密工作的监管，保证将保密工作落到实 处。另外，应规范保密工作流程，尤其是对以计算机 设备为介质的档案保密工作，要加强对机要文书档案保密工作的领导。
完善机要文书档案保密制度规范 新形势下，为做好机要文书档案的保密工作，必 须从人防、物防与技防等层面入手，积极建设面向机 要文书档案的保密制度，规范开展保密工作，不断完 善机要文书档案保密相关制度，通过构建完善的制度 体系，编制牢固的保密工作安全网。通过规范制度建 设的方式，逐步建立针对机要文书档案保密工作的长 效管理机制 。另外，领导小组需要定期检查制度落实情况，通 过查勤、查岗等方式，检查制度落实的过程中是否存 在安全漏洞，以最大限度地保障机要文书档案的安全 性，有效规避泄密事件的发生。
在机要文书档案管理工作中，管理人员的保密素 养是关系保密工作成效的重要一环。管理人员只有具 备较多的专业知识，掌握一定的计算机操作技术，具 有较高的政治素养与职业修养，才能胜任这份工作。机要文书档案管理人员应注重专业水平、综合素 养及责任感的提升，认识到档案保密工作在社会发展 中发挥的巨大作用，自觉提升思想觉悟，在工作中找 到荣誉感。在不断强化业务技能的过程中，管理人员 应自觉加强对信息技术的学习，不断完善知识结构， 不断增加保密相关知识技能的储备，以应对保密工作 中出现的各种问题，最大限度地避免泄密事件的发生。机要文书档案管理工作不仅属于一项业务性工作， 也属于一项管理服务性工作。因此，档案管理人员不 仅要具备扎实的业务基础，而且应具备较强的服务意 识及管理能力。在实际工作中，管理人员要积极参加 单位组织开展的业务培训与保密教育活动，深入学习 国家相关法律法规，熟练掌握机要文书档案管理的实 际方法，在保密工作中学会使用新理论、新技术与新 知识，优化、改进机要文书档案管理工作，尤其是需 要提升档案管理的保密性，在管理过程中做到不遗漏、 不丢失，坚守岗位秘密，争取在档案保密工作中做到 零失误。管理人员还应将服务质量作为衡量保密工作优劣 的重要标准，不断强化服务意识，主动承担保密工作 中的相关义务，积极为单位提供有效的档案服务，使 机要文书档案能够更好地与单位的行政和科研等工作 相协调。
机要文书档案管理是一项非常重要的工作，关系 到国家的利益及企事业单位的切身利益，与社会发展 联系紧密。新形势下，随着各种新技术的出现，机要 文书档案的呈现方式及其管理形式也发生了转变，这 就对档案管理工作的保密性提出了更加严格的要求。参与机要文书档案保密工作的人员不仅要具备较强 的责任意识与保密意识，而且要具备较多的专业知识与 较高的技术操作水平，在工作中树立终身学习的理念， 不断提高业务水平，为机要文书档案的保密工作打下良 好的基础。在保密工作中，管理人员要认真分析当前工 作中存在的缺陷和漏洞，发挥主观能动性，有针对性解 决这些问题，以不断提升机要文书档案的保密性。
