会议记录是会议情况的记录,是原始材料,要求原原本本地记录原文原意。会议记录不是正式公文,一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档。 会议纪要是正式的公文文种,有选择性、提要性,在会议结束后在会议纪录的基础上加工整理而成,要经过审批作为正式文件印发,通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。 需要归档吗? 会议记录和会议纪要 国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确规定召开会议形成的文件材料属于归档范围,其中重要会议形成的主要文件材料属于永久保管,召开会议形成的一般性文件材料属于定期保管。 召开会议是机关单位处理日常事务的重要手段,会议记录是会议的重要组成部分,需要原原本本的记录,真实的把会议过程通过文字记录下来。 1.作为机关单位一般哪些会议记录需要归档? 党组(或实行党委制的党委)会议、行政办公会、工作会议、专题会议等会议的会议记录和会议纪要需要作为永久档案保管。 2.联合会议、联合行文形成的会议记录、会议纪要怎么归档? 机关单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。 怎么整理 会议记录和会议纪要 《归档文件整理规则》( DA/T 22—2015)“件的构成”中规定,“会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件”。在整理的过程中,为了深化检索,更好的便于档案保管和利用,还是推荐将会议纪要、会议记录按照一次会议做为一件档案进行对待。 档案整理过程中,不建议对会议记录和会议纪要单独整理,而应将其纳入文书档案范畴统一整理。针对会议记录和会议纪要部分,整理过程如下: 为了便于档案的保管和利用,在记录会议记录时,请注意以下事项: 1.不要跨年度,同一个会议记录本不要跨两个或两个以上年度进行记录会议; 2.不要跨页,同一档案页,不要记录两个日期的会议内容; 3.会议记录的文本格式需要保持一致,必填项不可缺少; 4.如不是采用会议记录本,采用其他纸张的,尽量做到统一载体规格,统一文本格式。 会议记录的格式要求 1.准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。 2.详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。 3.真实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。 记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。 4.记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。 会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。 会议纪要的内容结构 1.标题 2.正文 3.文尾 主要包括印发机关、成文日期、发送单位等
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