印章档案

01

清洗

将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。

为避免使用清洗材料不当造成对印章的损坏，不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。

02

编号

印章清洗晾干后，对每枚印章编制流水号，粘贴在印章上，并按编号顺序，若干枚为一组集中存放。

03

制作卡片

按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模。在盖有印模的卡片上编制与其印章相同的流水编号。

04

确定保管期限

依据卡片上盖制的印模，查考印章启用和机构变更等文件材料，研究印章边款、印材和印纽，比较印章规格式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，并确定印章的保管期限。考证结果可直接记录在卡片上，以此类推。

印章档案的保管期限分为永久（代码 YJ）和定期(代码 DQ)两种。

05

分类

使用盖有印模的卡片进行分类。

印章档案分类有两种，一是按机构分类，二是按年度分类。

将印章按机构类型（党政机关、企业、事业单位、社会组织等）或人物类别等特征组织分类。

06

排序

使用盖有印模的卡片进行排序。

（一）相同保管期限、相同类别的印章，可按年度—机构—形成时间顺序组织排序。

（二）立档单位内设机构排序，按机构编制顺序排序。

07

分拣装盒

按照卡片分类排序新编号的结果，对应临时流水号拣取印章，逐一装盒。相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序装盒。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。

印章档案备考表使用 A4 型纸张。采用表格形式，设置“本盒印章情况说明”“整理人”和“整理时间”等项目。

本盒印章情况说明：填写盒内印章档案的数量、完整性及其他需要说明的情况。

整理人：填写整理本盒印章档案的人员姓名。

整理时间：填写本盒印章档案整理完毕的日期。

存放位置：备考表置于印章档案盒内，排在印模单之后，印章之前。

即：印模单—备考表—印章。

印章档案盒封面填写项目有：全宗名称、全宗号、年度、保管期限、印章起止枚号。起止枚号是指填写盒内第一枚印章和最后一枚印章的枚号，中间用连接号“—”连接。

08

制作印模

根据管理、利用印章档案的需要，可制作若干份印模。其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内；其余可根据需要汇编成册。

放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用 A4 型纸张制作，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

09

编制档号

印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。

印章档号应包括全宗号、实物档案代号、印章档案代号、年代、保管期限代号和印章枚号。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代码。如：“A227”代表“山东省地震局”。

实物档案代号：采用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。

印章档案代号：采用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档案”。

年度：填写印章档案形成年度，如：“2018”。

保管期限代号：使用汉语拼音字母“YJ”代表“永久”，使用汉语拼音字母“DQ”代表“定期”。

枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，按流水方式编制印章枚号。

连续书写格式：全宗号—实物档案代号·印章档案代号·年代—保管期限代号—印章枚号，即：A227—SW·YZ·2018—D30—0017。

10

编制检索工具

按照印章档案整理后的排列顺序，编制印章档案保管目录。

印章档案保管目录内容由枚号、档号、立档单位、印文（边款）、使用起止时间、印料、备注组成。

枚号：填写印章档案的枚号。

印文（边款）：“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“（）”。无边款的印章可不填“边款”。

使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章失效的时间。用 8 位阿拉伯数字标注年月日。如：19911010—20181231。时间无法确定的用空格“□”标识，如 1991□□□□。

印料：填写印章的制作材料，如：橡胶等。

备注：注释对印章需要说明的情况。如与文书档案及其他相关档案的参见号等。

11

装盒、上架

取出已装盒印章，去掉印章上的临时编号，在印章执柄或无边款的外侧处贴上相对应的印章档号。

印章档案应按分类方案“年度—保管期限—枚号”排列顺序逐盒组织上架。按种类及确定的档号分别平放排放；排列方法应统一，前后保持一致，不要任意变动。